Setiap sivitas UKDW, baik mahasiswa maupun staf, yang telah selesai kuliah/pensiun/mengundurkan diri wajib mengurus keterangan Bebas Pustaka, yang merupakan proses verifikasi bahwa yang bersangkutan tidak lagi memiliki tanggungan pinjaman atau denda di Perpustakaan UKDW. 

Mahasiswa melakukan proses ini bersamaan dengan proses unggah mandiri berkas Tugas Akhir (skripsi, tesis atau disertasi) di Sistem Yudisium Online. Sementara bagi mahasiswa yang mengundurkan diri, proses dilakukan sesuai arahan dan menggunakan formulir yang disediakan oleh Biro Akademik. Bagi staf, pengurusan proses ini dilakukan oleh Biro PSDM.